Aanbesteden wordt steeds transparanter

Centraal aanbesteden

Aanbesteden moet centraler en transparanter. Dat was de voornaamste conclusie na de bouwfraude in 2009. Hoe kunnen we het complexe aanbestedingsproces in Nederland voortaan centraal organiseren? TenderNed is het antwoord op deze vraag: een landelijke, online marktplaats waar alle Europese aanbestedingen ingediend en aangekondigd worden. Hoe dat werkt? Ondernemingen dienen hier hun bedrijfsgegevens, bewijsstukken en offertes in. Hebben ze een aanbesteding gewonnen, dan wordt dat op TenderNed gepubliceerd, een wettelijke verplichting. De TenderNed-applicatie is eigendom van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, en belegd bij uitvoeringsorganisatie RVO (functioneel) en DICTU (technisch). DICTU is een van de grootste ICT-dienstverleners binnen de rijksoverheid.

Ongeveer één derde van het Nederlandse belastinggeld wordt besteed aan aanbestedingen. Dat is 86 miljard euro per jaar. Dat vraagt om transparantie, doelmatig- en doeltreffendheid. Ofwel, waar wordt belastinggeld aan uitgegeven en gebeurt dit doelmatig en doeltreffend? Ongeveer 30 miljard van het aanbesteedde bedrag zit boven de Europese drempelbedragen en moet centraal worden aanbesteed en aangekondigd via de TenderNed-applicatie (Aanbestedingswet 2012). De aanbestedingsprocedures mogen doorlopen worden via TenderNed en/of andere commerciële systemen; complexe procedures, waarbij aanbestedende diensten en ondernemers diverse stappen moeten doorlopen en aan verschillende wet- en regelgeving moeten voldoen. Dat vraagt om efficiëntie en transparantie – waaraan wordt deze 30 miljard euro aan belastinggeld eigenlijk uitgegeven?

“TenderNed heeft onze ogen geopend: DevOps development werkt ook voor grote overheids-ICT-projecten! Samen met Sogeti hebben we een forse verbeterslag gemaakt, zowel in software development als in publieke dienstverlening.” 

Wim Leenaarts – Manager en CPO van TenderNed

DevOps development

In de beginjaren van TenderNed, direct na het overhevelen van het project naar de lijnverantwoordelijkheid, moesten er nog grote softwareslagen gemaakt worden. Het aantal Verzoeken tot Wijzigingen liep op tot 1.500, terwijl de software developers maar tien verzoeken per jaar afronden. Ondertussen werden er steeds meer eisen en wensen aan TenderNed gesteld. Dat moest anders. Daarom werd besloten de ‘resultaatverplichting’ los te laten. Voortaan had TenderNed een ‘inspanningsverplichting’. Als een van de eerste organisatieonderdelen binnen de Rijksoverheid stapte TenderNed eind 2014 over naar een Agile werkwijze. De herinrichting van het software development-proces volgde al snel: het beheer, de doorontwikkeling en testcapaciteit functioneren als een geheel. Voortaan moest functionaliteit via DevOps kortcyclisch ontwikkeld, getest en geïmplementeerd worden.

Ondertussen veranderden wetgeving en gebruikerseisen, maar de TenderNed-applicatie veranderde niet snel genoeg mee. Hoe lossen we dat op? TenderNed wilde de lijst met Verzoeken tot Wijzigingen inkorten. Aan de ene kant door changes sneller uit te voeren. Aan de andere kant door de softwarekwaliteit te verbeteren zodat er minder nieuwe verzoeken zouden binnenkomen binnen het bestaande budget. Ook daar was DevOps de ideale methode voor. Daarom ging TenderNed op zoek naar en DevOps-partner die de nodige expertise kon leveren.

Prijswinnende cijfers

Om de overstap naar DevOps te maken en de softwarekwaliteit van TenderNed te verbeteren, schakelde DICTU Sogeti in. Sogeti stelde in samenwerking met partner Quintor een DevOps-team van ervaren developers, testers en engineers samen. Vanuit de DICTU-vestiging in Assen pakte dit team zelfstandig de TenderNed-applicatie aan. En met succes. In vijf jaar tijd is de omvang van de softwarecode met 30% teruggebracht en steeg de software quality van twee naar vier TÜViT-sterren. Reden voor Software Improvement Group (SIG) om TenderNed uit te roepen tot Master of Software Health 2023.

Het DevOps-ontwikkelteam kan uitstekende cijfers overleggen. De lijst met Verzoeken tot Wijziging is drastisch verkort. Tegenwoordig worden er jaarlijks in plaats van tien, ongeveer 110 verzoeken opgelost. Daarnaast komen er veel minder verzoeken bij: het aantal incidenten is gedaald van 30 naar twee per week. Ook de development van nieuwe functionaliteit verloopt sneller. Waar vroeger om de drie maanden nieuwe functies live gingen, gebeurt dat nu om de twee weken. Daardoor kan TenderNed sneller voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving en veranderende gebruikerswensen.

“Onze teams hebben supergoed werk geleverd. Samen met TenderNed hebben ze de applicatie niet alleen robuuster en stabieler gemaakt, maar een positieve spiraal van continue softwareverbetering in gang gezet.”

Dick Boumans – Scrummaster / Agile Coach Sogeti

Continue softwareverbetering

De uitstekende cijfers hebben een positieve spiraal in gang gezet. Door betere softwarekwaliteit, zijn er minder storingen, incidenten en ad hoc taken. Dat zorgt ervoor dat developers tijd overhouden voor de bouw van nieuwe functionaliteit en om proactief te werk te gaan: tegenwoordig checken de teams zelf standaard de logfiles op fouten waardoor in een zeer vroegtijdig stadium 'bugs' voorkomen worden. Ook dat zorgt weer voor tijdswinst en meer aandacht voor continue softwareverbetering. Door volledig de DevOps-aanpak te omarmen en vast te houden aan de Agile-principes heeft TenderNed ook de overhead kunnen terugdringen van 5,5 naar 1 fte.

Nog steeds wordt er jaarlijks 30 miljard euro aan belastinguitgaven aanbesteed via TenderNed. Maar doordat de applicatie gebruiksvriendelijker, sneller werkt en beter aansluit op actuele regelgeving, kan iedereen inzien waar belastinggeld aan besteed wordt. Op deze manier heeft het TenderNed DevOps-team niet alleen een positieve spiraal in softwareontwikkeling, maar ook in overheidstransparantie in gang gezet.