‘Waarom kan ik dit rapport niet delen met mijn marketingcollega’s?’ Die vraag komt op het bordje van IT-managers terwijl ze zelf ook niet altijd voldoende zicht hebben op het gebruik van Power BI rapportages. Niet vreemd want deze interactieve SaaS-tool voor datavisualisatie wordt standaard meegeleverd met Microsoft 365 waar honderden gebruikers relatief eenvoudig direct mee aan de slag kunnen. Een cadeautje voor sales, marketeers of andere rapportmakers want Power BI is toch wel het Zwitserse zakmes onder de business intelligence tools. Maar voor IT-managers is het vaak een flinke uitdaging omdat gebruikers nauwelijks bewust zijn van de risico’s en valkuilen. Dus is het zaak dat IT-management regie krijgt op het Power BI gebruik ter voorkoming van onverhoopte risico’s. En net zo goed om gebruikers beter te laten profiteren van de uitgebreide functionaliteit.
Een wildgroei aan rapportages die ook nog eens verschillende waarheden bevatten, gedateerde content, data-overlap en -inconsistentie, onbevoegde gebruikers, veiligheidsissues, onderhoudsproblemen en een onverantwoorde druk op de capaciteit van systemen. Het zijn zo maar een aantal risico’s die werkelijkheid worden als regie op Power BI gebruik ontbreekt.
Power BI governance
Power BI governance onderscheidt zich op drie vlakken. Op organisatorisch gebied zoals het faciliteren en ondersteunen van het platform en hoe dat administratief wordt belegd. Op het vlak van de workspace voor inzicht in rolverdeling en distributiebeleid tussen bijvoorbeeld beheerders, verspreiders en lezers van managementinformatie. En verder moet governance geregeld worden voor de inhoud; wie produceert welke rapportages in welke frequenties met behulp van welke databronnen en -sets? Deze drie domeinen komen allemaal aan bod bij de invulling van de tien bouwstenen op weg naar gedegen Power BI governance:
1.Gebruiksscenario’s
Het begint eigenlijk allemaal met het in kaart brengen van de meest voorkomende gebruiksscenario’s. Zo maakt het nogal wat uit of een specifieke afdeling een beroep doet op Power BI of de halve organisatie. En voor welke disciplines zoals sales, marketing, finance, HR of logistiek wordt de datavisualisatietool ingezet? Met inzicht in de verschillende gebruiksscenario’s bepaal je welke Power BI onderdelen relevant zijn. Daarmee wordt ook helder of een centraal BI-competence team nodig is voor het faciliteren van de self-service omgeving. Of dat dit net zo goed decentraal te regelen is. Een ander belangrijk aspect daarbij is de toegang voor externen zoals klanten of partners. Als de gebruiksscenario’s helder zijn, wordt tevens duidelijk waar de meeste aandacht naar uit moet gaan bij de uitwerking van de overige onderstaande bouwstenen.
2. Architectuur
Zo komen ook architecturele vraagstukken aan de orde. In hoeverre sluit het Power BI gebruik bijvoorbeeld aan bij de algehele datastrategie van de organisatie? Welke databronnen worden aangesproken vanaf welke platforms? En hoe past Power BI binnen het bestaande dienstenportfolio? Deze en veel meer vragen zijn relevant voor het scheppen van kaders voor de self-service governance. Dat geldt uiteraard ook voor het ontsluiten en opslaan van data. Bijvoorbeeld de keuze tussen het importeren van data uit bestaande bronnen naar Power BI of het direct bevragen van de databron. Dat heeft grote invloed op beheer en capaciteit van systemen. Kortom, op basis van de gebruiksscenario’s moet zo mogelijk een Power BI strategie ontwikkeld worden gebaseerd op architecturele uitgangspunten.
3. Licentiebeheer
Licenties te kust en te keur. Het is raadzaam licentiekeuzes te plotten op de architectuurkeuzes die gemaakt zijn. Daarbij speelt de datavolwassenheid van de organisatie natuurlijk ook een rol. Met een Pro-licentie kunnen rapportmakers al heel veel doen. De gratis licentie is prima geschikt voor lezers van de rapportages als de organisatie een Premium licentie heeft.
4. Veiligheid
Deze bouwsteen is misschien wel een vreemde eend in de bijt omdat het veiligheidsvraagstuk veelal geadresseerd is bij de aanschaf van Power BI. Toch is het zaak security opnieuw onder de loep te nemen bij het vaststellen van de governance. Ook omdat BI-gebruikers beroep doen op veel verschillende type data. En wordt bijvoorbeeld de logdata van alles wat gebruikers doen goed beveiligd? Wat moet daarvoor opgezet worden? En wat te denken van het opvragen van rapporten? Gaat dat via een eigen netwerk of wordt daarvoor de Microsoft backbone aangesproken? Dat vereist een set-up die extra beveiligd is. Het zijn slechts een paar veiligheidsaspecten die serieuze aandacht vragen.
5. Data gateway
Afhankelijk van de aan te spreken resources, wordt helder welke aanvullende connecties nodig zijn tussen bijvoorbeeld on premises databronnen en de publieke cloudomgeving. Kiezen voor één gateway of data redundant opslaan? Bij uitval kan dan een andere gateway het overnemen.
6. Admin
Feitelijk is dit min of meer een invuloefening van wat eerder bepaald is. Vinkjes aan- of uitzetten bij alle doorgaans 120 settings die relevant zijn voor de juiste spelregels. De consequenties van het omzetten van deze vinkjes zijn cruciaal. Er mogen dus geen misverstanden bestaan over de betekenis en impact van genoemde vinkjes. Of beter gezegd, het moet voor iedere beheerder begrijpelijk zijn welke functionaliteit in het admin proces aan- of uitgezet wordt.
7. Report development
Hoe komt een rapport tot stand? Templates beschikbaar stellen, versnelt en verbetert het ontwikkelproces. Ontwikkelrichtlijnen zorgen immers voor standaardisatie en consistentie waarmee rapporten makkelijker overdraagbaar en uitwisselbaar zijn. Bovendien zijn zogenaamde ad-hoc geproduceerde rapportages dan beter te onderscheiden van de noem het officiële rapporten die vanuit het BI-team komen.
8. Workspace & sharing
Rapporten kunnen toegewezen worden aan bepaalde workspaces: distributieplekken voor rapportages. Plekken waar alle informatie te delen is. Hierbij komt ook aan de orde wat de beste manier is om rapporten met afnemers te delen. Geef je de lezers direct toegang tot de workspace, deel je de rapportages of stel je een Power BI app beschikbaar? Verder is de vraag welke onderliggende gegevens gedeeld worden met wie? In deze fase krijgen workspaces eveneens beheerders toegewezen.
9.Communicatie
Uiteraard is het van belang dat zowel gebruikers als beheerders snel hun weg weten te vinden tot de juiste kennis over het Power BI gebruik en bijbehorende spelregels. Zorg er dus voor dat die informatie makkelijk toegankelijk is via populaire interne kanalen zoals het intranet, Engage en/of andere platforms. Ervaring bij grote organisaties met veel ontwikkelaars leert dat peer-to-peer communities ofwel gildes optuigen een hele succesvolle manier is om snel kennis en best-practices te delen.
10. Usage monitoring
Om inzicht te krijgen in het Power BI gebruik is monitoring essentieel. Zo ben je beter voorbereid op mogelijke op- of afschaling van capaciteit, reguliere updates en toekomstige migraties naar vernieuwde platforms bijvoorbeeld voor aanvullende (AI-)functionaliteit. Stel dat besloten wordt de alles-in-één Fabric data-infrastructuur toe te voegen aan het landschap. Daar ben je dan beter op voorbereid dankzij veel relevante inzichten. De kwalitatieve informatie helpt je bovendien beheerkosten te verantwoorden of bijvoorbeeld nauwelijks geraadpleegde rapportages uit het systeem te halen.
Ook regie op je Power BI?
Meer weten over de tien bouwstenen op weg naar Power BI regie? Lees (link toevoegen naar de blog ‘dit zijn de meest voorkomende Power BI gebruiksscenario’s’). Of neem contact op met via onderstaande knop.
