Enige tijd geleden sprak ik op de Service Manager Dagover het gebruik van kanban in een IT-operations team. Een afbeelding die ik daar heb gebruikt, is exemplarisch voor een veel voorkomende misvatting over kanban. De onderstaande afbeelding bevat het woord kanban drie keer, maar mist de essentie ervan.

Meer dan een bord met sticky notes

Er zijn veel mensen die denken dat kanban (in IT) enkel een groot whiteboard aan de muur is met daarop wat sticky notes. Terwijl de echte kracht van kanban zit in het beperken van onderhanden werk van een team of de hele keten. Veel onderhanden werk, wat bijvoorbeeld ontstaat door multitasking, heeft direct een negatief effect op de doorlooptijd. Daarnaast heeft multitasken een negatieve invloed op de prestatie vanwege ‘context switching’: het wisselen tussen verschillende taken voordat ze zijn afgerond. In de praktijk hoor ik vaak dat teams hier veel last van hebben. Tijdens het werken aan een change, feature of ander item kan men o.a. gestoord worden via bijvoorbeeld mail, telefoon, skype, facetime, managers, projectleiders en meestal ook over diverse onderwerpen. In de afbeelding zie je het effect van context switching op de productiviteit.

Visueel management (borden aan de muur met wat sticky notes) zorgt voor overzicht en inzicht. Maar een echt kanban systeem zorgt voor een limiet aan de hoeveelheid onderhanden werk en zal context switching reduceren. Met als resultaat: kortere doorlooptijden, een hogere productiviteit en het zichtbaar maken van bottlenecks en belemmeringen. Continuous improvement wordt hiermee tastbaar. Het verandert van een begrip in ‘common sense’.

Work In Progress (WIP)-limits

Het verschil tussen een aardig stuk visueel management en een echt kanban systeem is op het oog maar een detail. Één cijfer maakt echter vaak al het verschil tussen deze twee. Dit cijfer duiden we aan met: Work-In-Progress limit (WIP-limit).

Deze WIP-limit maakt van een kanban systeem een pull-systeem. Lean kenners zullen de pull herkennen als een van de vijf principes uit de lean cyclus. Dit pull-mechanisme is grotendeels verantwoordelijk voor het krachtige effect van een kanban systeem.

Juiste toepassing kanban

Klinkt dus eenvoudig, maar de juiste toepassing van een echt kanban systeem is lastig. De toepassing ervan klinkt logisch, maar voelt tegennatuurlijk aan. Dat komt tot uitdrukking in twee aspecten:

Het limiteren van Work-In-Progress lijkt doorlooptijd te verlengen, zeker als er veel werk is. Een WIP-limit dwingt namelijk af om pas te starten met nieuw werk als hier ruimte voor is. Hierdoor start je mogelijk later dan wanneer je parallel werk zou oppakken.                     
Van nature zijn we gefocust op directe verbetering binnen ons gezichtsveld, maar dat leidt vaak tot lokale optima. Meestal heeft dat geen positief effect op de prestatie van een hele keten.

Het grote misverstand is op te lossen door met het bord met sticky notes de Work In Progress te beperken. Door WIP-limits toe te passen wordt het echt een kanban systeem, neemt het onderhanden werk af en is er direct een verkorting van de doorlooptijd.  

Kanban in de praktijk

Bij een van Sogeti’s klanten werken we nu ruim een jaar met een kanban systeem binnen IT-operations. Een omgeving met veel werk en verschillende stakeholders. Het werk komt dus van alle kanten en met wisselende prioriteit binnen. We zijn gestart met visueel management (het inzichtelijk maken van het proces en het werk), daarna hebben we WIP-limits doorgevoerd en werd de Work In Progress steeds meer beperkt. De productiviteit steeg en de doorlooptijden zijn gehalveerd. Bottlenecks en belemmeringen worden beter zichtbaar en concreet opgepakt. Verder wordt de onbalans in werkdruk zichtbaar. Teams kunnen dit direct zelf aanstippen en uit zichzelf al nadenken over maatregelen om dit op te pakken. Bijvoorbeeld door taken te standaardiseren en documenteren, zodat de teamleden elkaars werk kunnen overnemen.

De praktijk laat zien dat een kanban systeem erg goed toepasbaar is in IT. Door de hierboven genoemde aspecten blijkt het echter lastig om een echt kanban systeem toe te passen. Daarom is enkel horen of lezen hoe kanban werkt vaak niet voldoende om echte en duurzame verandering teweeg te brengen. Om bedrijven te helpen bij het toepassen van een kanban systeem hebben we inmiddels bij een aantal organisaties een workshop toegepast die teams of individuen laat ervaren wat het positieve effect is van een goede toepassing van een echt kanban systeem. Deze ervaring vergroot de kans op succes bij het toepassen van kanban.