Natuurlijk is iedere organisatie anders. Dat geldt ook voor de manier waarop Power BI gebruikt wordt. Ondanks die diversiteit leert de praktijk dat er sprake is van veel voorkomende gebruikersgroepen die bepalend zijn voor de keuzes die IT-management moet maken op het vlak van onder andere architectuur, licentiebeheer en workspaces. Ook de invulling van een centraal BI-competence team hangt in sterke mate af van hoe, door wie en waar Power BI gebruikt wordt.
Zelf Power BI rapporten maken
Power BI wordt standaard meegeleverd met Microsoft 365. Dankzij het grote bereik en de toegankelijkheid is het dus relatief eenvoudig direct aan de slag te gaan. Omdat dit Zwitserse zakmes onder de interactieve datavisualisatietools ongekend veel mogelijkheden biedt, schuilt er ook gevaar in die toegankelijkheid.
Power BI adoptie begint vaak binnen Finance-afdelingen. Zij hebben immers baat bij gedegen reguliere rapportages met duidelijke visualisatie-eisen. Maar voor je het weet, doen de meest bedrijfskritische rapportages de ronde zonder duidelijke spelregels over het gebruik van Power BI. En wat bij Finance of Marketing begint, kan als een olievlek door de organisatie gaan. Het resultaat is dat Jan en alleman Power BI gebruikt zonder dat IT-management weet of dat op een verantwoorde en kostenefficiënte manier gebeurt. En op zijn minst zo erg, zonder garantie op betrouwbare managementinformatie. Om te bepalen welke acties nodig zijn in het IT- en datalandschap is het zaak eerst inzicht te krijgen in het Power BI gebruik. Daarvoor zetten we de meest voorkomende type gebruikers op een rij:
Rapportgebruikers
De monteur van een energiebedrijf, de accountmanager bij een verzekeraar of de bestuurder die inzicht wil hebben in leverancierskosten. Het zijn allemaal gebruikers die in vaste regelmaat vertrouwen op standaard rapportages. Doorgaans hebben zij zelf weinig kennis van de techniek achter de rapporten en hoe deze tot stand komen. Zij rekenen gewoon op gedegen feiten en cijfers die prettig leesbaar zijn en snel inzicht geven. Deze rapportgebruikers doen voornamelijk een beroep op de consumptiemogelijkheden van Power BI. Denk daarbij aan het navigeren door rapporten en het filteren van inzichten. De impact van hun gebruik op het IT- en datalandschap lijkt relatief klein. Dat wordt alweer anders bij de wens om rapportages met externe partners te delen.
Business analisten
De business analisten daarentegen gaan verder. Zij klikken door naar onderliggende datamodellen voor meer duiding achter de opgeleverde rapporten. Dat kan een financial controller of bijvoorbeeld een hedge fund analist zijn die strategische beleggingsadviezen geeft voor lange termijn investeringen. Deze business analisten moeten dus blind kunnen vertrouwen op diverse dwarsdoorsnedes die zij maken door alle beschikbare gegevens voor verschillende inzichten. Kortom, slicing & dicing samen met een snelle en effectieve manier van visualiseren is een must voor deze gebruikers. Dat vraagt om een gedegen self-service functionaliteit van Power BI.
Data-analisten
Voor data-analisten is er vaak een specifieke aanleiding om Power BI te gebruiken. Met bijvoorbeeld SQL of Python maken zij zelf analyses op veelal grote hoeveelheden ruwe data. Deze analisten zijn op zoek naar patronen die nieuwe inzichten verschaffen. Daarbij is eenvoudige toegang tot databases en data lakes van groot belang. Power BI slaat de brug tussen SQL codes of Python modellen en collega’s in de business waarmee data-analisten inzichten delen. Ook voor dit scenario is Power BI prima gereedschap. Dat betekent wel dat data-analisten meer self-service mogelijkheden nodig hebben dan voorgaande gebruikers.
Ontwikkelaars van rapporten en datamodellen
In een centraal georganiseerde situatie werken rapportontwikkelaars doorgaans volgens vastgestelde architectuurprincipes. Zij maken niet zozeer het rapport zelf, maar vooral de semantische modellen waar analisten mee aan de slag kunnen. Een goede performance, kostenefficiënt en een minimale aanslag op de capaciteit van systemen. Dat zijn belangrijke uitgangspunten voor de te produceren datamodellen. Rapporten moeten bovendien gebruiksvriendelijk zijn en de modellenmakers zien toe op een consistent ontwikkelproces. Deze ontwikkelaars zijn daarmee faciliterend voor rapportgebruikers en -analisten. Zij vragen veelal het onderste uit de kan van Power BI. Daarom hebben ze veel functionaliteit nodig.
Aanpak governance Power BI
Als eenmaal duidelijk is welke gebruiksscenario’s in de organisatie van toepassing zijn en in welke omvang, kan IT-management een start maken met de governance rondom Power BI gebruik. Zo voorkom je ongecontroleerde praktijken waarbij niemand meer weet wie verantwoordelijk is voor welke content. Bovendien wordt werken met Power BI een stuk efficiënter waarbij veel zorgen en kosten bespaard blijven! Hoe dat aan te pakken? Vraag gerust informatie aan. Of lees onze volgende blogs over Power BI bouwstenen, architectuur, workspace & sharing en meer.
